研究生院培养办学籍管理工作流程目录

一、新生注册

二、学期注册

三、学籍管理

1、申请休、复学

2、申请转专业、转导师

3、申请退学

4、直博生申请转硕士毕业

5、硕博连读申请转硕士毕业

6、超年限研究生管理

6、超年限研究生管理

四、联合培养研究生

五、在读证明

六、研究生个人学籍基本信息核对、修改及变更流程

(一)新生个人学籍信息查询

(二)新生个人学籍信息修改

(三)个人学籍基本信息变更

(四)材料的终审

一、新生注册

新生注册

向下

开学两周

左下指
右下指
研究生新生必须在开学2周内交清所有费用, 通过“研究生教育管理信息系统”完成注册。助理于开学的第三周向研究生院培养办上报放弃入学资格的学生名单。
如确因经济困难无法交清费用的,可联系研工部申请绿色通道。 如有特殊情况不能按时报到注册的,必须向所在二级培养单位助理请假。
向下
助理于开学的第三周向研究生院培养办上报放弃入学资格的学生名单。

二、学期注册

学期注册

向下

开学两周

向下
研究生新生必须在开学2周内交清所有费用,通过“研究生教育管理信息系统”完成注册。 助理于开学的第三周向研究生院培养办上报放弃入学资格的学生名单。。
向下
助理于开学的第三周向研究生院培养办上报放弃入学资格的学生名单。

三、学籍管理

1、申请休、复学

申请休、复学

向下
进入“中南大学研究生院”的“培养管理”页面中的“表格下载”,填写《中南大学研究生休(复)学审批表》,一式三份
向下
导师签署意见,二级单位主管院长签署意见并加盖二级学院行政章。
向下
每周三由各研究生助理统一报研究生院培养办审批。

2、申请转专业、转导师

申请转专业、转导师

向下
必须在第二学期第三周以前办理。进入“中南大学研究生院”的“培养管理”页面中的“表格下载”, 填写《中南大学研究生转学科、专业(导师)申请表》,一式三份
向下
导师签署意见,二级单位主管院长签署意见并加盖二级学院行政章
向下
每周三由各研究生助理统一报研究生院培养办审批。

3、申请退学

申请退学

向下
进入“中南大学研究生院”的“培养管理”页面中的“表格下载”,填写《中南大学研究生申请退学审批表》,一式两份
向下
导师签署意见,二级单位主管院长签署意见并加盖二级学院行政章
向下
每周三由各研究生助理统一报研究生院培养办
向下
研究生院培养办通知申请退学的研究生办理相关离校手续
向下
研究生离校手续全部办完后,将离校手续单交到研究生院培养办
向下
由研究生院报就近的校务会讨论通过同意退学申请后,研究生在各研究生助理处签署《中南大学文书送达回证》书,领取中南大学发文的退学决定书
向下
助理将签好的《中南大学文书送达回证》返回研究生院培养办
  助理负责退学决定书送达到研究生本人,无法送达的,上报研究生院,由研究生院在校园网通过公告送达。

4、直博生申请转硕士毕业

直博生申请转硕士毕业

向下
研究生本人递交申请报告
向下
导师签署意见,二级单位主管院长签署意见并加盖二级学院行政章
向下
报研究生院培养办审批
向下
由研究生院报省教育主管部门审批
向下
省教育部门同意后,通知研究生办理博士申请退学的手续
向下
培养办下发该生博士转为硕士毕业的通知书到二级培养单位。

5、硕博连读申请转硕士毕业

直博生申请转硕士毕业

向下
研究生本人递交申请报告
向下
导师签署意见,二级单位主管院长签署意见并加盖二级学院行政章
向下
报研究生院培养办审批
向下
由研究生院报省教育主管部门审批
向下
省教育部门同意后,通知研究生办理博士申请退学的手续
向下
培养办下发该生博士转为硕士毕业的通知书到二级培养单位。

6、超年限研究生管理

超年限研究生管理

向下
每年6月底前,研究生院培养办发学籍清理通知,将各二级培养单位超年限研究生(硕士超5年,博士超6年)的名单发到相关二级单位助理处
向下
当年9月底由各位助理将学籍清理的情况报研究生院培养办学籍管理办
向下
培养办审核申请延期的研究生名单(必须填写《中南大学研究生学位论文情况进展表》,导师要对学生的论文进展情况做出明确的意见并签名)。 申请退学的、没填写《中南大学研究生学位论文情况进展表》的研究生按退学程序办理退学。
  助理必须落实每位学生的情况,汇总表的备注栏注明每位超年限研究生联系后的情况: 申请退学的交退学申请表,申请延期的交论文进展表,其他情况的由助理写明与学生联系的详细情况 (通过什么方式、什么途径是否和学生联系上,联系后的结果是怎样的)。报主管院长审核后签名报研究生院培养办。

四、联合培养研究生

研究生出国联合培养报研究生院培养办备案,需提交以下材料:
1、由研究生本人提出联合培养的申请报告。报告中必须写明:
(1)出国的具体时间段、及出国期间的各种费用及相关事宜由谁负责;
(2)是否导师派出,做和学位论文相关的课题研究。申请报告必须导师签署意见、二级单位主管院长签名,盖二级培养单位行政章。
2、国外期间课题的预期进展报告;
3、国外导师的邀请函;
4、填写《中南大学学生赴境外学习安全承诺书》。

五、在读证明

在读证明

向下
研究生进“研究生院”首页的“培养管理”页面,在“表格下载”中,按照“研究生在读证明中文版”、 “研究生在读证明英文版”的模板填写完整个人信息,并打印
向下
交二级单位的研究生助理审核后盖二级单位行政章即可
向下
如确实因需要要盖学校印章,由研究生助理在每周三交研究生院培养办审核后,可加盖“中南大学学籍管理专用章(2)”

六、研究生个人学籍基本信息核对、修改及变更流程

  研究生个人学籍基本信息是指研究生入学考试时由本人填报、录取后上报教育部备案的基本个人信息。 包括姓名、性别、出生日期、民族、身份证号(港澳台学生为台胞证或回乡证号,外籍留学生为护照号)等。 研究生学籍基本信息是学生取得学籍、开具学籍证明、颁发学历(学位)证书的重要依据。 为了加强研究生学籍管理,确保学生学习权益,现将研究生个人学籍基本信息核对、修改以及变更流程公告如下:
(一)新生个人学籍信息查询
  根据教育部《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》,自2007年起,国家实行学籍电子注册制度。 凡在“中国高等教育学生信息网(简称学信网)”和学校“研究生教育管理信息系统”中无信息者即无学籍, 不属我校的研究生,不能获得国家承认的学历证书。

新生个人学籍信息查询

向下
新生应在入学两周内登录中南大学“研究生教育管理信息系统” (http://my.its.csu.edu.cn/),查询“个人学籍信息”模块并将个人学籍信息补充完整,确定提交后不能随意修改。
向下
新生入学三个月后应登录“中国高等教育学生信息网”(http://www.chsi.com.cn) 实名注册后,查询确认、核实本人身份信息和学籍注册信息。

(二)新生个人学籍信息修改

新生个人学籍信息修改

向下
若经你查询核对后,发现 “研究生教育管理信息系统”和“学信网”的基本信息与本人实际有效证件不符, 应于第一学期结束前到研究生院培养与管理办公室申请修改相关信息。 因逾期未办理或不办理造成各类证明、毕业证书、学位证书与本人有效证件不符的,责任由学生自负。
向下
研究生须提供相应证明材料:①学校招生办出具的证明;②考生原毕业学校证明; ③学生本人身份证、户口簿、准考证复印件及原件(核查后退回);④由派出所提供的户籍证明。

(三)个人学籍基本信息变更

个人学籍基本信息变更

向下
在学研究生因各种原因须变更个人学籍基本信息的,应于每学年第三周前持有效证明材料到研究生院申请变更,其他时间不予受理。
向下

1.姓名变更。指在学研究生因个人原因向户籍部门申请变更姓名并获批生效的。申请姓名变更应提供如下材料:
(1).变更姓名后的新身份证、写有曾用名为原名的户口簿复印件及原件(核查后退回);
(2).户籍部门审批通过的姓名变更申请表原件(加盖户籍证明章)。

向下

2.身份证号变更。指境内在学研究生因户籍部门错号或重号更正后生效的;军官证改身份证的以及台港澳、 外国留学生因证件到期换证后产生新号需变更的。申请变更身份证号应提供如下材料:
(1).学生本人新旧身份证复印件及原件(核查后退回)
(2).户籍管理部门开具的《公民身份证号码更正证明》(式样见附件)
(3).军官证改身份证的要所在部队政工部门的证明及军官证和身份证的复印件及原件(核查后退回)。
(4)外籍留学生改护照号要新旧护照复印件及原件(核查后退回)

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3.性别、出生日期、民族变更。指在学研究生原有效证件有误发现后到户籍部门申请变更并生效的。 申请变更应提供材料:
(1).变更后生效的新身份证、户口簿复印件及原件(核查后退回);
(2).户籍部门审批通过的变更申请表原件(加盖户籍证明章)或其他户籍更正证明原件。

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4.政治面貌变更。由学生所在党组织审核提供证明材料原件交二级培养单位助理审批,并予以更改。

(四)材料的终审
  以上所有申请变更材料由研究生院核实汇总提交湖南省教育厅终审, 所需材料不足的依省厅实际审核意见由研究生本人补充。

研究生院培养办
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